どの業界、企業規模でも品質は成功を収めるために大切なもの。そのために多くの企業は「品質マネジメントシステム（以下QMS）」を導入し、顧客満足、一貫した品質、継続的な改善を行っています。QMSを導入すれば、企業は品質管理のプロセスを画面一つで把握でき、業務上での課題発見、改善も簡単になり、ますますリスクを軽減できるようになります。

今回は、QMSの主なルールと機能をご紹介し「QMSはどのようなことができるのか？」といった疑問にお答えいたします。

品質マネジメントシステム（QMS）の定義　

QMSとは、自社商品の品質方針と品質目標を明確にし、その目標達成のための業務プロセス、生産工程、管轄部署や責任の所在を文書化して「見える化」し、一元管理できる品質マネジメントシステムです。
QMSを活用すれば、品質目標を達成し、顧客が求める品質レベルや規制要件を満たしているか、また品質に関する方針を決定するのに役立ちます。

総合的なアプローチが可能

QMSは総合的なアプローチを可能にします。具体的には組織の運用、生産プロセス、ステークホルダーといったあらゆる情報を考慮し、一元管理できるよう品質管理全体をまとめたシステムです。QMSを使う際は、各工程ごとに管理するのではなく、企業全体でどう影響があるかを考慮し、俯瞰的に管理することで効率化を目指すことが重要です。

この考え方は、QMSの個々の構成要素のみに焦点を当てるのではなく、組織全体を考慮したより広範な視点を重要視するものです。

品質マネジメントシステム（QMS）のコアとなる６つの原則

品質管理全体の取り組みの基本的方針となる原則について説明します。

1.顧客重視

QMSの「顧客重視の原則」では、顧客のニーズ、期待、好みを理解し、それらに応えることを大切にしています。顧客との長期的な関係を築き、製品やサービスの品質以上の価値を提供することを目指しています。

顧客を中心に考えることは非常に重要です。QMSは、商品に関わるあらゆる関係者（顧客や消費者、提供企業）のニーズや期待を重要視しています。

2.システム思考

QMSの「システム思考」の原則では、組織を１つのシステムと捉え、その組織を形作るさまざまな要素、生産工程、関係者の中で、それぞれがどのように影響しあうのかを理解することが含まれています。

品質管理全体をマネジメントするQMSは、企業が生産工程、商品・サービスの機能や性能、取引先などの関係者といったさまざまな要素がある複雑なシステムを抱えていることを承知しています。企業のさまざまな部署がどのように関わり、影響しあっているのかを理解し、管理することで全体のパフォーマンスと品質を最適化します。

3.利害関係者の参画

関係するすべての利害関係者の視点、要求事項及びフィードバックへの関与と配慮を重視します。そして、品質マネジメントの意思決定や行動は、複数の利害関係者に影響を与えるものであり、その利害関係者の利益を考慮すべきであることを認識しましょう。 

顧客はもちろん、全ての関係者のニーズと期待を汲み取り、考慮することも大切です。
企業の成功と品質の成果は、従業員、サプライヤー、規制機関、株主、そして地域社会の貢献と協力によって左右されることも認識しましょう。

4.継続的に改善できる体制を構築し、企業は学習、イノベーションを起こす

QMSの「継続的改善」の原則では、常に改善の機会を伺い、経験から学び、企業運営のあらゆる面において、群を抜いてすぐれてることを目指します。

継続的に改善できる環境を整備し、事例を学習することで、イノベーションを生み出し続ける文化を醸成し、組織が実験的なマインドセット、知識共有、創造的な問題解決の意識を醸成することを奨励します。この要素により、企業が成長と改善の機会を逃さずに適応し、進化することが可能になります。

5.文脈に対する認識

企業活動を行う際は、社内外の状況を理解をすることに重点をおきます。この「社内外の状況」には、業界のトレンド、市場の動向、規制要件、社会の期待、品質管理の意思決定と結果に影響を与える環境要因を考慮することが含まれます。
企業は、より広範な背景を分析することによって、品質管理に影響を与えるリスク、機会、新たな傾向を積極的に特定することができるようになるでしょう。

それはつまり、品質管理の意思決定と結果に影響を与える、環境、社会、規制要因を考慮することです。

6.プロセスの統合と最適化

総合的にアプローチできるQMSは、組織全体のプロセスの統合と最適化を促します。部門間の壁を取り払い、部門横断的なコラボレーションを奨励することで、全体的なプロセスの効率性と有効性を向上させようとするものです。

この原則により、品質管理の取り組みがバリューチェーン全体を通じて調整され、整合することが保証されます。品質に特化したプロセスだけではなく、品質のレベルに影響を与える部門横断的な活動も含まれます。

QMSの導入プロセス 

  1. 1.理想のビジョンと目標を決める

    全社でQMSを実施するために、ビジョンを明確にしましょう。まずは、組織戦略の方向性に合った具体的な目標を決め、プロセスを統合、関係者を招待し、全社レベルでの生産性工場に取り組みましょう。

2.現状を評価する

組織が現在行っている品質管理のルーチン、プロセス、そしてシステムを徹底的に評価し、強み・弱み・改善ポイントを特定しましょう。その際、品質管理に影響を与える内部要因と外部要因の両方を確認することを忘れずに。

3.関係者から同意を得る

QMS実装に関係する全ての関係者を巻き込みましょう。この関係者には、さまざまな部署の従業員、顧客、サプライヤー、規制機関、その他の主要なパートナー企業が含まれます。関係者との意見交換を通じて、各々のニーズと期待することを理解し、導入への合意を得ましょう。

4.全体的なフレームワークの設計

総合的なQMSの主な構成要素と原則を捉えた包括的なフレームワークをデザインしましょう。この際に、プロセスの統合、関係者が参加しやすい仕組み、システム思考のアプローチ、文脈認識、継続的改善にも焦点を当てましょう。

  1. 5.方針と手順を明確にする

    総合的なQMSの枠組みに沿った、わかりやすくシンプルな方針とフローを決め、ここに品質、関係者の満足度、継続的な改善に対する組織の取り組みを反映させます。そしてこの方針と手順を組織全体にレクチャーします。

6.一括で導入する

社内でお互いに関連するプロセスを特定し、マッピングします。統合、コラボレーション、情報・資料の効率的な流れをサポートする戦略をQMSが立案します。その際にサイロを排除し、部門横断的な協力を促すことをに重点をおきます。

7.システム研修　教育研修

効果的なコミュニケーションと研修は、成功のために大切なことです。全従業員がQMSの目的、利点、期待できることを理解し、新しいプロセス、ツール、方法論に関する研修を実施しましょう。また、フィードバックを収集するために、オープンなコミュニケーションチャネルの準備をすることをおすすめします。

  1. 8.パフォーマンスの監視と測定

    総合的なQMSの目的に合ったKPI（重要業績評価指標）を設定し、各指標に対するQMSのパフォーマンスを継続的に監視、測定します。そして計測データを収集し分析することにより傾向や改善箇所とさらにイノベーションできる要素を特定します。

9.継続して改善し続けるカルチャーを作る

スキルアップのための学習、継続的なブラッシュアップ、技術革新を大切にするカルチャーを育みましょう。新しいアイデアや解決策を積極的に提案する社員を奨励するといった制度や組織全体で改善に取り組み、実施できる仕組みを整えるといいでしょう。

  1. 10.定期的な見直しと適用

  2. 定期的にQMSを見直し、その有効性と妥当性について検証します。方針の変更に基づいて必要に応じてシステムを適応させます。そして、継続的に利害関係者のフィードバックを求め、その洞察を進行中の改善プロセスに取り入れます。

まとめ

スパルタシステムを実施するには、企業のさまざまな部署と関係者の相互関係を考慮した体系的なアプローチが必要です。
QMSは法令遵守、業務効率化、持続的な改善の推進を企業に促し、包括的な文書管理、プロセスの標準化、リスク管理、そして主要な構成要素と機能の実装を通して、企業が一貫した品質、規制遵守、顧客の満足度向上を達成することができます。

QMSを導入するには、入念な計画を策定、実行、継続的なモニタリングが必要です。QMSのコアとなるルールと機能を受け入れることで、企業は品質文化を醸成し、ステークホルダーに信頼を与え、品質目標を達成できます。

ただし、総合的なQMS導入は、継続的にプロセスを管理することであることを忘れてはいけません。これを実現するためには、コミットメント、リーダーシップ、そして企業の文化や業務にルールを根付かせるための継続的な努力が必要です。

QMSを導入することで、企業は品質管理の強固な基盤を確立し、今日のビジネス競争の環境において長期的な成功を収めることができるでしょう。

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